Secure E-Mail: Stiftung im medizinischen Bereich setzt neue Maßstäbe beim sicheren und digitalen Versand von sensiblen Daten

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on xing
Share on whatsapp
Share on email

Eine Stiftung mit 13 Tochtergesellschaften und 3.700 Mitarbeitern mit den Aufgabenfeldern Bildung, Familie, Gesundheit, Lebensräume, Pflege und Teilhabe baut auf Secure Mail.

Im Rahmen von Prozessoptimierungen suchte die Stiftung nach einer Lösung, sensible Informationen und Personendaten nicht nur innerhalb der verschiedenen Institutionen sondern auch außerhalb, an externe Stellen und die Patienten sicher und zeitnah zu versenden. Bis dato wurden sensible Unterlagen wie Patientendaten, Pflegeberichte, Handlungsempfehlungen, sowie Behandlungspläne und Angebote innerhalb der Einrichtungen ausgedruckt, kuvertiert und anschließend in die Verteilung oder zur Post gegeben. Darüber hinaus wurden Pflegeanträge, Bewerbungen und der generelle Austausch von Unterlagen mit privaten Patienten grundsätzlich auf dem Postweg erledigt.

Der organisatorische Aufwand sowie die administrativen Kosten innerhalb der 34 Standorte war hierfür sehr groß.

Eine neue digitale Lösung musste zentrale Anforderungen erfüllen. Nebst Schnelligkeit und hohen Sicherheitsstandards war eine flexible Anbindung an alle Standorte, sowie ein einfaches Handling für Mitarbeiter und Empfänger essentiell. Auch der Versand von größeren Datenmengen, wie z.B. Pflegeberichte, Patientenakten, Röntgenbilder, etc. musste unbedingt zuverlässig und sicher gewährleistet werden. Des Weiteren sollte die Integration an die Mailsysteme der verschiedenen Bereiche und Institute möglich sein.

Die Lösung

Durch den Einsatz von Secure Mail kann der sichere und nachweisbare Versand der sensiblen Personendaten sowie Patientenunterlagen sowohl innerhalb der Organisation der Stiftung, an externe Stellen und Organisationen sowohl als auch an private E-Mail-Adressen garantiert werden. Die Adressaten erhalten jeweils eine von der Schweizerischen Post elektronisch signierte E-Mail, in der sich die Dokumente als verschlüsselter SAFE-Anhang befinden (Secure Attached File Encryption). Auf der Secure Mail-Plattform werden KEINE Daten gespeichert und Dritte können die Inhalte der Nachrichten nicht einsehen. Der jeweilige Empfänger öffnet den gesicherten Anhang wann und wo immer er möchte mit seinem persönlichen Passwort direkt im Postfach.

Mit dem Vorantreiben der elektronisch sicheren Zustellung mittels dieser Lösung konnten viele Aufwände durch bisher notwendige, zusätzliche administrative Abläufe gesenkt werden, hierdurch Prozesse optimiert und vereinfacht sowie Kosten deutlich reduziert werden.

Das fazit

Die Stiftung kann nach der Integration von Secure Mail wesentlich schneller und flexibler reagieren, Patienten können teilweise, da die entsprechenden Unterlagen durch Prozessoptimierung wesentlich zeitnäher vollumfänglich zur Verfügung stehen, bis zu 1 Woche früher schon weiter behandelt werden. Nach bereits 2 Monaten wurde in diesem Bereich zudem seitens der Stiftung eine Kostenreduktion von ca. 20 % erreicht.

Unsere

Leistungen

Ihre

Vorteile