Secure E-Mail: Digitaler Versand von Gehaltsunterlagen in Großkonzernen

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Ein in 12 Ländern europaweit führender Softwareanbieter im Gesundheitswesen, implementiert Secure Mail für die Zustellung der Entgeltabrechnung erfolgreich im eigenen Konzern.

Vertraulichkeit ist bei Personalangelegenheiten essentiell. Gerade deswegen tun sich viele hier mit der Digitalisierung noch schwer. Als sich das Unternehmen Anfang 2018 entschied, Personaldokumente künftig digital zu verschicken, gab es viele interne Bedenken. Im April 2018 wurden trotz ursprünglicher Bedenken die ersten 800 Gehaltsabrechnungen elektronisch verschickt. Der Versand erfolgte per verschlüsselter E-Mail direkt aus dem hausinternen SAP-System. Nach kurzer Zeit folgten SV-Nachweise und Lohnsteuerjahresbescheide.

Der Datenschutzbeauftragte des Konzerns hatte im Vorfeld akribisch geprüft, dass die Secure Mail-Lösung die gesetzlichen Datenschutzanforderungen und alle arbeitsrechtlichen Standards erfüllt. Des Weiteren wurden alle Angestellten im Vorfeld über einen umfangreichen FAQ-Katalog und eine Benutzeranleitung auf die Umstellung vorbereitet.

Die Lösung

Durch den Einsatz von Secure Mail kann der sichere und nachweisbare Versand der sensiblen Personaldokumente an Mitarbeiter und Angestellte des Softwarekonzerns garantiert werden. Die Adressaten erhalten jeweils eine von der Schweizerischen Post elektronisch signierte E-Mail, in der sich die Dokumente als verschlüsselter SAFE-Anhang befinden (Secure Attached File Encryption). Der jeweilige Empfänger öffnet den gesicherten Anhang wann und wo immer er möchte mit seinem persönlichen Passwort direkt im Postfach. Auf der Secure Mail-Plattform werden KEINE Daten gespeichert und Dritte können die Inhalte der Nachrichten nicht einsehen.
Außerdem können Beschäftigte über Secure Mail Nachfragen zu den empfangenen Personaldokumenten und Gehalts-/Lohnabrechnungen ebenfalls verschlüsselt zurückschicken, welche die HR-Abteilung auch nur mit Passwort öffnen und lesen kann.

Durch die Integration der elektronisch sicheren Zustellung von Personalunterlagen an die Mitarbeiter konnten viele Aufwände durch bisher notwendige, zusätzliche administrative Abläufe gesenkt werden, hierdurch Prozesse optimiert sowie vereinfacht und Kosten deutlich reduziert werden.

Das fazit

Seitdem der internationaltätige Konzern die Gehaltsabrechnungen, Sozialversicherungsmeldungen und Lohnsteuerjahresbescheide nicht mehr auf dem Postweg, sondern elektronisch zustellt, hat sich die Sicherheit nach Einschätzung des Softwarekonzerns deutlich erhöht. So kann beispielsweise kein Gehaltsbogen mehr in einem falschen Briefumschlag geraten, da die spezifischen Datensätze direkt aus dem SAP-Personalstamm an die dazugehörige E-Mail-Adresse versendet werden.

Der Konzern verzeichnet zudem signifikante Zeit und Kosteneinsparungen. So fällt ein ganzer Personalarbeitstag pro Monat weg. Diese gewonnene Zeit kann nun für andere Tätigkeiten genutzt werden. Des Weiteren spart das Unternehmen Papier und Porto für den postalischen Versand von ca. 1.200 Abrechnungsbriefen pro Monat.

Unsere

Leistungen

  • direkte Anbindungsmöglichkeit an MS-Outlook mit Versandstatus- und Abholbestätigungsmeldung
  • weltweite Anbindung
  • keine Zwischenspeicherung von Inhalten, Anhängen und/oder Absendern auf der Secure-Plattform
  • Erfüllung sämtlicher in der EU und der Schweiz geltenden Compliance-Vorschriften für die Auftragsdatenverarbeitung
  • Bereitstellung von Downloadlinks zum Versand großer Datenmengen bis zu 1 GB
  • SAFE-Verschlüsselungstechnologie (SAFE: Secure Attached File Encryption) - kein Schlüsselaustausch zwischen Sender und Empfänger notwendig

Ihre

Vorteile

  • Kostenersparnis durch Wegfall der Druck- und Postversandkosten
  • hoher Bedienkomfort
  • flexibler und weltweiter Empfang
  • datenschutzkonform
  • einfache Handhabung
  • Prozessoptimierung, durch schnellen und unkomplizierten Versandweg